Las impresoras multifuncionales, también conocidas como impresoras todo en uno, dominan de manera indiscutible lasoficinas modernas. En efecto, ya no se tratan de simples dispositivos que imprimen imágenes y textos mientraempujan una hoja de papel, pues estas han evolucionado de tal manera que se han convertido en auténticas máquinasintegrales de productividad, combinando impresión, copia, escaneo e incluso envío de faxes en una máquina elegante.
En este análisis analizaremos técnica y detalladamente las funciones esenciales que debe tener una impresora multifuncional al día de hoy. De esta manera, usted podrá tener una mejor noción de las impresoras multifuncionales y seleccionar así, un modelo de forma más propicia.
Velocidad, calidad y versatilidad
Estos tres elementos representan realmente las capacidades que tiene una impresora multifuncional, analicemos las mismas a continuación.
La velocidad de impresión
Medida en páginas por minuto (ppm), la velocidad dicta el nivel de producción que puede tener una multifuncional.
Para oficinas de bajo volumen, 20-30 ppm pueden ser suficientes, mientras que en entornos de alto volumen se pueden necesitar 50 ppm o más. Tenga en consideración que las impresoras láser destacan por su velocidad, mientras que las impresoras de inyección de tinta priorizan la calidad fotográfica.
La calidad de impresión
Medidos en puntos por pulgada (ppp), los números más altos se traducen en texto más nítido y detalles más precisos.
Para documentos cotidianos, 300 ppp es suficiente, pero para presentaciones o gráficos más complejos, se recomiendan 600 ppp o más.
Versatilidad
La impresión dúplex (a doble cara) ahorra papel y tiempo, mientras que los alimentadores automáticos de documentos (ADF) manejan trabajos de varias páginas sin esfuerzo.
Básicamente, una impresora multifuncional debe sobresalir en sus capacidades de impresión. Debe ofrecer impresión de alta calidad con texto nítido y colores vibrantes. Por ende, busque una impresora que acepte varios tamaños y tipos de papel, esto le permitirá realizar una variedad de tareas de impresión, desde documentos estándar hasta sobres y etiquetas. La resolución de la impresora, medida en puntos por pulgada (DPI), es otro factor crucial para determinar la calidad de impresión, así que opte por un modelo con un alto DPI para obtener resultados de mayor claridad.
Función de escaneo
Otra de las principales ventajas de una impresora multifuncional es su capacidad para escanear documentos. Un escáner eficiente debe ofrecer reconocimiento óptico de caracteres (OCR), permitiendo la conversión de documentos escaneados en archivos de texto editables. Busque también funciones como alimentadores automáticos de documentos (ADF) para escaneo por lotes y escaneo dúplex para documentos de doble cara.
El escáner debe proporcionar configuraciones de resolución ajustables para lograr un equilibrio entre la velocidad de escaneo y la calidad de la imagen.
Una buena impresora multifuncional debe proporcionar características de fotocopiado fiables. Busque modelos de multifuncionales que brinden funcionalidades como la copia automática a doble cara, con la cual usted podrá realizar copias a doble cara sin problemas. La capacidad de cambiar el tamaño de los documentos, ajustar el contraste y seleccionar el número de copias también resultan ser opciones muy convenientes.
Algunos modelos incluso ofrecen funciones avanzadas como clasificación, grapado y creación de folletos, las cuales
pueden mejorar la productividad y agilizar el manejo de documentos.
Envío y Recepción de fax
Si bien el envío de faxes puede parecer obsoleto en el ámbito de los usuarios finales, sigue siendo una valiosa herramienta de comunicación en muchos entornos profesionales. Una impresora multifuncional con capacidad de fax debe ofrecer funciones como marcación rápida, remarcación automática y reenvío de fax.
También debería soportar funciones como la transmisión retardada y el envío de faxes por difusión para una
distribución eficiente de los documentos.
Conectividad
Otra especificación técnica que debe ofrecer una moderan impresora multifuncional es brindar opciones de
conectividad de forma versátil para satisfacer las demandas de un entorno de oficina conectado. Busque impresoras que ofrezcan conexiones por cable como Ethernet para conseguir una integración perfecta en las infraestructuras de red. Las opciones de conectividad inalámbrica como Wi-Fi y Bluetooth también son vitales para lograr una rápida integración con teléfonos inteligentes, tabletas y computadoras portátiles.
Además, la compatibilidad con servicios de impresión en la nube y estándares de impresión móvil como AirPrint yGoogle Cloud Print puede mejorar la flexibilidad y la conveniencia.
Gestión de documentos
Una eficiente impresora multifuncional debe incluir funciones sólidas en la gestión de documentos. Esto incluyeopciones para escanear documentos directamente al correo electrónico, carpetas de red o plataformas de almacenamiento en la nube. También resulta muy útil optar por modelos que cuenten con tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) integrado y capacidades de búsqueda e indexación automatizadas.
Las funciones avanzadas de gestión de documentos, como la edición de PDF, la compresión de archivos y la protección con contraseña, pueden optimizar los flujos de trabajo y mejorar la seguridad de los datos.
Características de seguridad
Dada la creciente importancia de la seguridad de los datos, las impresoras multifuncionales deberían ofrecer funciones de seguridad robustas. Por ello, opte por modelos que ofrezcan funciones de seguridad como la autenticación biométrica, impresión segura y cifrado de datos. Las funciones de borrado seguro y el cifrado del disco duro tambiénson cruciales para proteger la información confidencial.
