Un Estudio Especial denominado “Gestión Operativa y Administrativa del Comité Cantonal de Deporte y Recreación (CCDR) de San Carlos. Periodos 2021 – 2022, reveló serìas anomalìas en uso de ¢420.210.793.27 y ¢473.635.933,05 millones respectivamente, colocándolo entre los 10 Comités en importancia en cuanto a recursos, de conformidad con información sobre las transferencias al Comité informadas por Tesorería Municipal.
Se revisò 35 expedientes de contrataciones administrativas del Comité Cantonal de Deportes de los periodos 2021 y 2022:
De acuerdo con el estudió a cargo de la profesional Fanny Segura Castro se determinó que en ninguno de los expedientes de la muestra revisada se localizó evidencia de que la contratación se vincule con el plan de adquisición de bienes y servicios, lo anterior debido a que el referido Plan no fue elaborado por la Administración del CCDRSC.
También que ninguno de los expedientes de la muestra revisada se localizó evidencia de la justificación y aprobación del tipo de procedimiento de contratación seleccionado. Tampoco localizó evidencia de existencia de un formulario o similar que constituya la decisión inicial, la cual debería estar prenumerada, ni que la JD aprobara el procedimiento de contratación, únicamente se localizaron oficios o correos emitidos por diferentes asociaciones deportivas solicitando las respectivas contrataciones.
En la mayoría de los expedientes de la muestra revisada no se localizó evidencia de cotizaciones o estudios de mercado que permitieran definir un margen de precios para la contratación. Asimismo en ninguno de los expedientes de la muestra revisada se definieron en el cartel los roles y responsables de las diferentes etapas del proceso de contratación.
Por otra parte, se encontró que en algunos expedientes de la muestra revisada no se localizó evidencia de la evaluación de las ofertas, así mismo, en algunos casos, se evaluaron ofertas que no cumplían con la totalidad de los requisitos establecidos en el cartel de la contratación.
Segùn el estudio est situaciones, podrían contribuir a que se materialicen riesgos o situaciones no deseadas, tales como: fraude, falta de idoneidad en el personal contratado y no ganar un mayor número de medallas o trofeos en juegos nacionales, así como los que representan al país internacionalmente, pérdida de imagen, ausencia de un desarrollo óptimo de las disciplinas deportivas, formar mejores deportistas, no utilizar de manera correcta los dineros dados al Comité para que los funcionarios los administren en pro del deporte y la recreación, falta de documentación que permita tomar decisiones que fortalezcan el deporte y la recreación, entre otros.
Se determinò que las funciones y actividades ejecutadas por los entrenadores de las diferentes disciplinas deportivas se encuentra a cargo de las asociaciones deportivas y no es realizada por el Comité, esta situación, en virtud de que es el CCDRSC quien contrata a estos entrenadores, y es el responsable por el buen uso de los fondos públicos de ese Comité, no se considera correcta, pues se le está otorgando a un ente privado una responsabilidad que no le compete y que debería ser ejecutada por el Comité.
Ofertas incompletas
Segùn el estudio bastantes ofertas de la muestra revisada fueron presentadas de forma incompleta, e incluso en algunos casos no se presentaron ofertas, sino solamente cotizaciones.
En los expedientes de la muestra revisada no se localizó evidencia de la aplicación de procedimientos de control de calidad, cuando así correspondía.
Asimismo en ninguno de los expedientes de la muestra revisada se localizó evidencia del pago del servicio o bien adquirido, por ejemplo, no se localiza factura, orden de compra, comprobante de pago o cheque u otro medio de pago utilizado, entre otros.
En ninguno de los expedientes de la muestra revisada se localizaron actas de recepción provisional y/o definitiva.
Instalaciones deportivas
De acuerdo al estudio, se identificó que el Comité Cantonal de Deportes y Recreación de San Carlos ha dispuesto de las instalaciones deportivas, principalmente, del Estadio Carlos Ugalde Álvarez, en desapego al bloque de legalidad y, eventualmente, inobservando el interés público. Lo anterior, en virtud de que se observó que el CCDRSC suscribió un convenio con la Asociación Deportiva San Carlos (ADSC) (entidad de carácter privado) en el cual se cede a dicha Asociación el uso del Estadio para que esta desarrolle allí, entrenamientos, partidos, coloque sus oficinas administrativas, entre otros. La situación anterior llama la atención en tres vertientes, en primer lugar, de conformidad con el convenio referido la ADSC debía cumplir con una serie de requerimientos específicos, de los cuales, mediante el oficio EE-PE-CCDRSC-07-2023, se solicitó evidencia del cumplimiento, a lo cual, el Comité dio respuesta indicando, que la ADSC no remitió los informes trimestrales y los planes anuales de uso y manejo de instalaciones. Adicionalmente, en relación con la póliza de responsabilidad civil, se remitió una póliza de responsabilidad civil a nombre de la Municipalidad de San Carlos, sin embargo, de conformidad con el convenio suscrito entre ambas partes, es la ADSC quien debe contar con dicha póliza, para los eventos y la respectiva instalación, por lo que la póliza aportada, no es acorde con lo establecido en el citado convenio
Finalmente, la tercera vertiente, se origina producto de la ausencia de facultad jurídica por parte del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de San Carlos para suscribir convenios con asociaciones deportivas y otros sujetos de carácter privado. Al respecto, la Contraloría General de la República, en el oficio No. DFOE-DL-0699 (8524) del 31 de julio de 2016, se pronunció respecto de la imposibilidad para que los CCDR puedan suscribir convenios con entidades reguladas por el derecho privado, para coadministrar o lucrar con las instalaciones públicas, propias o dadas en administración, a excepción del permiso de uso precario. Lo anterior, en virtud de la inexistencia de norma legal que habilite a los Comités a llevar a cabo dichas actividades, por lo que en atención al principio de legalidad la suscripción de convenios por parte del Comité resulta posiblemente improcedenteRE
Recomendacione
Como recomendaciones se recomiendagirar instrucciones, mediante acuerdo, a la Junta Directiva del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de San Carlos, para que se tomen los acuerdos necesarios con el propósito de subsanar las debilidades identificadas en el presente informe, en relación con la gestión operativa y administrativa, en virtud de que de conformidad con el Reglamento para la Constitución y Funcionamiento del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de San Carlos le compete a la citada Junta Directiva, entre otros, vigilar que los diversos procedimientos utilizados por el Comité, en el desempeño de sus labores generales, sea apegado a las disposiciones legales y reglamentarias y con estricto apego a la sana administración de fondos públicos.
Tambièn solicitar rendición de cuentas a la Junta Directiva del CCDRSC mediante informes de avance en cuanto a la presentación a ese Concejo del Plan Cronograma, su implementación y seguimiento, que le permitiría mejorar la gestión operativa y administrativa al Comité.
Asimismo girar las instrucciones necesarias mediante acuerdo para que la Junta Directiva elabore correctamente las actas de las sesiones llevadas a cabo, tanto en forma como en fondo, por tanto, deberán ser legalizadas por la Auditoría Interna de la Municipalidad e incorporar en el Plan Cronograma todas las actividades que se ejecutarán para que lo citado en relación con las actas de Junta Directiva se subsane. Así como que se requiera el respectivo expediente con los documentos soporte pertinentes, antes de tomar los respectivos acuerdos.
Al Concejo Municipal:
Se recomendò al Concejo Municipal actualizar el Reglamento para la Constitución y Funcionamiento del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de San Carlos de manera que se consideren los diferentes aspectos citados en el presente informe con la finalidad de que se fortalezca el Deporte y la Recreación en el cantón de San Carlos y se garantice una mejora razonable en la calidad de vida de los ciudadanos.
Tambìen valorar la creación en el CCDRSC de una plaza de encargado deportivo con la finalidad de que en la cantón de San Carlos se regule, implemente e integre y se direccione de manera óptima todo lo referente al deporte y la recreación, dado que es la actividad sustantiva del Comité y desde su creación no se ha nombrado ninguna persona con la idoneidad debida para ejercer las funciones que le corresponden y no existe ninguna persona en el Comité que realice las actividades, funciones que le competen. Para la creación de la plaza y ejecutar el procedimiento de selección y reclutamiento del funcionario deberá cumplirse con el respectivo bloque de legalidad y en caso de ser necesario coordinar con la Alcaldía Municipal.
