Una auditoría externa de la Municipalidad de San Carlos pedida por el Concejo Municipal denominada : “Evaluación del Ciclo de Vida de la Adquisición de bienes y servicios de la Municipalidad de San Carlos” hecho por la auditora Fanny Segura Castro encontró hechos graves en la compra de bienes y servicios.
El estudio realizado en el periodo 2020 , y dado a conocer al concejo municipal , fue hecho en los departamentos como proveeduria , Recursos Humanos, Relaciones Públicas, Legal, Archivo y Control Interno, entre otros..
Se identificaron algunas contrataciones en las cuales la jefatura de Desarrollo Estratégico a cargo de Dixie Amores, nombrada por el ex alcalde Alfredo Córdoba tenia los siguientes roles: solicitante, administrador y aprobador. Así mismo, la jefatura de Desarrollo Estratégico fue quien aprobó la orden de compra, la orden de inicio y realizó la recepción definitiva de los bienes o servicios adquiridos.
Según el estudio de auditoría lo anterior se considera una señal de alerta, pues esta jefatura tuvo a su cargo labores que por su naturaleza no se considera conveniente sean realizadas por el mismo funcionario, en virtud de que se podrían materializar riesgos no deseados.
Las situaciones descritas, contravienen la norma 2.5.2 – Autorización y aprobación de las Normas de Control Interno para el Sector Público, en la que se indica que “La ejecución de los procesos, operaciones y transacciones institucionales debe contar con la autorización y la aprobación respectivas de parte de los funcionarios con potestad para concederlas, que sean necesarias a la luz de los riesgos inherentes, los requerimientos normativos y las disposiciones institucionales”.
De acuerdo a la auditoría se inobserva el cumplimiento de la norma 2.5.3 – Separación de funciones incompatibles y del procesamiento de transacciones, en la cual se señala que “el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurarse de que las funciones incompatibles, se separen y distribuyan entre los diferentes puestos; así también, que las fases de autorización, aprobación, ejecución y registro de una transacción, y la custodia de activos, estén distribuidas entre las unidades de la institución, de modo tal que una sola persona o unidad no tenga el control por la totalidad de ese conjunto de labores”.
Por otro lado, se incumple con el punto 11 del Procedimiento de Solicitud de Compra de la Municipalidad de San Carlos, el cual establece que para las contrataciones se requiere un máximo de 3 aprobaciones, de las cuales 2 deben ser de la Alcaldía Municipal y de la jefatura de la Proveeduría.
Por último, se contraviene el artículo 10 del Reglamento Interno de Contratación Administrativa de la Municipalidad de San Carlos, en el que se indica que “la decisión de iniciar el procedimiento de contratación administrativa será tomada por el Alcalde Municipal una vez que la unidad solicitante, en coordinación con las respectivas unidades técnica, legal y financiera, según corresponda, haya acreditado, al menos, los requisitos indicados en el artículo 8 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa”.
Por otra parte, se encontró que en un expediente de contratación directa y en una licitación abreviada carecían de documentos de soporte de contratación, como órdenes de compra, facturas y recepción.
También en diferentes expedientes estudiados no se localizó declaraciones juradas que certifique idoneidad legal y financiera.
Otros de las anomalías encontradas, fue la contrataciones hechas por el departamento de Relaciones Públicas para proyectos Deportivos, algo que no les compete hacer.
Asimismo se identificó la compra de ?4 millones en juguetes hecha por Relaciones Publicas con el fin de donarlos a niños pobres, pero no se encontró información a quien se les entregó esos juguetes y el departamento legal dijo desconocer el criterio utilizado para comprar estos. .
Por otra parte, algunas contrataciones y licitaciones hechas por el municipio no estaban vinculadas a la planificación institucional.
La auditora hizo una serie de recomendaciones tanto a la alcaldía como al concejo municipal para subsanar estas anomalías donde se ponen en riesgo grave los fondos públicos
