El uso de un sistema de factura electronica Costa Rica puede proporcionar diversos beneficios a las PYMEs o empresas pequeñas y en general, estos beneficios suelen aplicarse a nivel global. Algunos de los beneficios más destacados incluyen:
Ahorro de Tiempo:
La automatización del proceso de facturación reduce significativamente el tiempo dedicado a la emisión y gestión de facturas.
Eliminación de tareas manuales repetitivas, como la impresión y envío físico de facturas.
Mayor Productividad:
Al optimizar los procesos factura electronica , se libera tiempo para que los empleados se enfoquen en tareas más estratégicas y de valor agregado.
Facilita la gestión y seguimiento de transacciones comerciales.
Ahorro de Costos:
Reducción de gastos asociados con la impresión, envío y almacenamiento de facturas en papel.
Minimización de errores humanos que podrían generar costos adicionales.
Cumplimiento de Normativas del Ministerio de Hacienda:
Contribuye al cumplimiento de las regulaciones fiscales y normativas establecidas por el Ministerio de Hacienda en Costa Rica.
Evita sanciones y multas asociadas con posibles incumplimientos.
Seguridad y Respaldo:
Los sistemas de facturación electrónica suelen ofrecer opciones de respaldo automático y almacenamiento seguro de datos.
Reducción del riesgo de pérdida de documentos importantes.
Mejora en la Gestión Financiera:
Facilita el seguimiento y la gestión de las transacciones financieras.
Permite un acceso más rápido a la información relacionada con facturas y transacciones.
Facilita Auditorías y Fiscalizaciones:
La disponibilidad electrónica de las facturas facilita la realización de auditorías internas y externas.
Agiliza los procesos en caso de fiscalizaciones por parte de las autoridades tributarias.
Facilita Relaciones Comerciales:
La rapidez y eficiencia en el proceso de factura digital pueden contribuir a una relación más fluida con clientes y proveedores.
Puede mejorar la percepción de la empresa en términos de profesionalismo y modernización.
Acceso Remoto y Movilidad:
Permite el acceso a la información de facturación desde cualquier lugar con conexión a Internet, facilitando la gestión remota del negocio.
Contribución a la Sostenibilidad Ambiental:
La reducción del uso de papel y la adopción de prácticas electrónicas contribuyen a la sostenibilidad ambiental y alinean la empresa con iniciativas ecoamigables.
En resumen, la implementación de un sistema de facturación electrónica en una PYME en Costa Rica puede tener impactos significativos en la eficiencia operativa, el cumplimiento normativo y la gestión financiera, generando un entorno más favorable para el crecimiento y desarrollo empresarial.
La adopción de la factura electrónica y la progresiva implantación por medios electrónicas de otras obligaciones tributarias responden a la necesidad de atajar el fraude fiscal y mejorar los procesos de control sobre los impuestos y la recaudación; simplificar los trámites y automatizar procesos de supervisión.
En el caso de Costa Rica, la facturación electrónica se realiza a través del Ministerio de Hacienda que recibe, valida y emite un comprobante de la factura para receptor final. Las facturas electrónicas reciben el nombre de comprobantes electrónicos.
Todos los comprobantes electrónicos y documentos asociados deben contar con el mensaje de aceptación por parte del Ministerio de Hacienda, de lo contrario no podrán ser utilizados como medio de respaldo de los créditos fiscales ni como gastos deducibles.
El flujo funciona de la siguiente forma:
El contribuyente envía un XML a Hacienda de una factura para validación y recepción del Mensaje Hacienda.
Hacienda recibe la factura y tiene hasta 3 horas para realizar validación y enviar un acuse de recibo de aceptación o rechazo. Este mensaje acompañará el envío de la factura al receptor.
El receptor deberá aceptar o rechazar la factura con un nuevo mensaje.
En el flujo de factura electrónica de Costa Rica existen dos mensajes clave que viajarán junto con los comprobantes electrónicos.
Mensaje Hacienda: Mensaje que el Ministerio de Hacienda da como respuesta al emisor electrónico de la factura indicando la Aprobación o Rechazo de ésta. Las validaciones por parte de Ministerio de Hacienda serán a nivel estructura además de validaciones semánticas (montos, direcciones, etc).
Mensaje Receptor:Mensaje que envía el receptor de la Factura Electrónica a Ministerio de Hacienda aceptando, aceptando parcialmente o rechazando la misma.
La confirmación o rechazo por parte de los receptores, “deberá ser enviada a la Dirección General de Tributación para su respectiva validación, en los primeros 8 días hábiles del mes siguiente al que se realizó la transacción u operación respectivas; en caso de ser rechazado se debe de proceder a realizar un nuevo mensaje de confirmación.” Tal y como determina la resolución DGT-R-063-2018.
Todos los comprobantes electrónicos y documentos asociados deben de contar con el mensaje de aceptación por parte del Ministerio de Hacienda, de lo contrario no podrán ser utilizados como medio de respaldo de los créditos fiscales ni como gastos deducibles.
